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广东省广州市海珠公证处于2008年6月经广州市机构编制委员会批准在原海珠区公证处基础上组建成立,是市级公证机构...

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更便捷、更周到——代办涉外公证文书的认证程序

  就读于广州某高校的小王日前正紧锣密鼓地准备着出国深造的各项事宜,其中包括早年成绩单和学位证书的公证。受理案件的公证人员向小王仔细了解公证文书的使用国家和具体用途,并询问公证文书是否需要办理认证、办理单认证抑或双认证。小王一头雾水,只笼统的听说办理公证,认证又是怎么回事儿?单认证和双认证有何区别?如需办理认证,又要在多少部门之间往返呢?

公证人员向小王解释,根据国际通行惯例,由国内公证机构出具的涉外公证文书(包括但不限于证书公证、出生公证、结婚公证、亲属关系公证、未受刑事处分公证等),并非在加盖公章和译文后便可直接为国外受文机构所采纳。涉外公证文书在发往国外使用前,一般需办理领事认证手续,由外交、领事机构或其授权机构确认公证文书上签字、印章的真实性。根据国外受文单位的不同要求,领事认证又细分为单认证和双认证。为了确保公证文书的域外效力,也为当事人提供更多的便利,我处开展了代办单/双认证的公证服务。小王只需自行了解受文单位对于领事认证的具体要求,在申办公证将详细信息告知公证人员即可,我处在受理公证申请时一并收取办理认证所需的证件和资料,在公证书出具后,由我处工作人员将相关资料送交外交部领事司(或外事办公室)及外国使(领)馆,小王在再次接到我处通知时,便可直接领取经认证的公证文书了。

 涉外公证文书认证事宜的常见问答

●何为单认证、双认证?

  用于外国驻华使领馆申请签证的涉外文书一般只需办理我国外交部领事司或其授权的外国驻华领馆领区内的省(市、区)外办认证后,即可送外国驻华使领馆使用。这通常被称为“单认证”。

我国涉外公证书与商业文书在送国外使用前,一般既需由我国外交部领事司或其授权的外国驻华领馆领区内的省(市、区)外办认证,又需由文书使用国驻华使领馆认证。这通常被称为“双认证”。

●是否所有涉外公证都需办理认证?如何明确认证的类型?

  由于外国当局无法核实中国公证机构出具文书的真伪,一般要求申请人将文书提交外国驻华使领馆进行确认,而外国驻华使领馆并无中国公证机构签字或印章的备案,又会要求文书先经中国外交部领事司或其授权的外事办公室认证,因此,涉外公证文书在发往国外使用之前,常需办理“双认证”。极个别情况下,如文书使用国机构明确告知,只需办理我国外交部或其授权机构认证后该机构即可接受,则可按其要求办理“单认证”。

  是否需要办理认证,以及需要办理何种类型的认证,办理认证需要提供何种材料,不同的使用国机构在不同的时期会有不同的要求。例如,前往法国结婚使用的未婚声明公证书,需要办理双认证并附上在法居留证。因此,涉外公证的申请人应根据自身的需求和情况自行向受文单位或经办中介了解信息,在申办涉外公证时将具体要求告知公证人员。

●公证处代办认证手续的优势?

  由我处代办涉外公证文书的认证程序,一方面,当事人免除了往返于各个办事部门的奔波之苦,另一方面,公证处能够随时接收外交部领事司关于不同国家认证要求的最新通报,在代办过程中及时发现问题并通知当事人加以调整,达到事半功倍的效果。