海珠区少年宫小海燕合唱团有这么一群孩子，他们热爱音乐，天资聪颖，刻苦训练，小小年纪就多次远赴外国演出交流。这次，合唱团的106个孩子又要为祖国争光，准备将嘹亮的歌声带到南非。但这么好的事却让家长们犯愁起来，原来按照签证部门的要求，合唱团的全体成员需要在极短时间内提供出生证明书及家长委托书公证，才能办理有关签证手续。时间紧，手续多，难怪家长们会着急。
海珠区少年宫和受委托的旅行社找到了广州市海珠公证处帮忙。虽然海珠公证处办证大厅设有“涉外专窗”专门办理涉外公证业务，并且处理批量涉外业务经验丰富，但此次时间紧，申请人数多，工作量大，是对公证效率与业务水平的一次综合考验。为了助力孩子们赴南非表演，公证处做好了如下工作：
一是证前沟通，充分告知。广州市海珠公证处在获悉情况后，马上安排公证员作为批量公证专事专办，与少年宫、旅行社做好沟通工作，明确告知家长们办证需准备的材料及有关要求。
二是实时互动，传递资讯。为了让家长们能够即来即办，公证员与少年宫负责人、受委托的旅行社工作人员、家长们建立互动沟通微信群，根据家长提出的问题，提供“个性化”解决方案。通过实时互动合理安排办证顺序，让家长们第一时间了解公证进展。
三是绿色通道，高效办理。想家长们之所想，急孩子们之所急，海珠公证处专门开通绿色通道，增加办证人手， 设立周末专场，专门指派公证人员负责跟进。
此外，公证人员利用下班时间为顺利受理做好充分准备，提前做好材料审核工作。办证时，家长们只要在约定时间内到场，只需十多分钟就能轻松办好手续。下班时间到了，但公证人员仍坚守岗位，直至办完最后一份证，交上了一份让家长们满意的答卷。
